La prima nota è il registro di tutti i movimenti ed i flussi, in entrata e in uscita, all'interno della gestione ordinaria di un'azienda: in questa sezione sono raccolte tutte le funzioni relative alle scritture in partita doppia.

Figura 1.5.21

È possibile inserire un movimento di prima nota, cercare un movimento o consultare la lista nella parte inferiore della schermata. La ricerca di una prima nota è possibile utilizzando i parametri:

• Azienda 
• Sezione 
• Causale contabile 
• Centro costo/ricavo 
• Numero documento 
• Periodo di ricerca

Inserimento di prima nota

Nella schermata di prima nota si clicca su "inserisci". Successivamente si andrà a compilare la scrittura di prima nota.

Figura 1.5.22

Dopo aver selezionato l’azienda, si sceglie la sezione e la causale contabile a cui fa riferimento la scrittura:

• Acquisti: fattura fornitore, nota credito fornitore
• Vendita: fatture di vendita, nota credito cliente, vendita POS
• Acquisti/Vendita: fattura INTRA
• Prima nota generica: caucortesia, compensazione per gestore, giroconto, incasso cliente con cessione credito, incasso cliente, incasso nc fornitore, incasso conto terzi, liquidazione e storno iva, pagamenti, reso cliente, prelievi e versamenti.

Selezionata la causale, in basso si aprirà automaticamente la scrittura, con i conti associati interamente (es. merci c/vendite) o parzialmente (es. solo “601.” codice fornitori).

Figura 1.5.23

Si inseriscono i dati della registrazione contabile, il centro di costo-ricavo, il sezionale, le date, il numero documento, la descrizione, la tipologia di pagamento, e si compila la scrittura. Si utilizza il castelletto iva per il calcolo esatto dell’imponibile, cliccando sul simbolo evidenziato (o cliccando Tab o Invio sulla tastiera dopo aver inserito l’importo).

NB. Il registro (acquisti, vendita o acquisti-vendite), ha un protocollo che viene elaborato in automatico.

Figura 1.5.24

Aperto il castelletto, si inserisce il codice iva (attualmente 22, oppure E17 per esente iva), e si clicca invio per il calcolo. Successivamente cliccando su ok, i dati vengono portati in scrittura.

Figura 1.5.25a

Si procede a salvare la scrittura.

Figura 1.5.25b

All’operazione di prima nota verrà assegnato un protocollo – acquisti, vendite o entrambi per le intra – da registrare sulle fatture cartacee. Ad ogni scrittura è possibile cambiare il nome dei conti prestabiliti, cancellando il numero di conto e il nome, ed inserendo quello nuovo; oppure è possibile inserire una nuova riga con un conto cliccando sul simbolo “+”, o eliminarlo dalla scrittura cliccando sul simbolo “-“.

ESEMPI DI SCRITTURE IN PRIMA NOTA

Fattura fornitore

Si acquista dal fornitore Wind €15000 di merci, iva inclusa. Si apre la prima nota selezionando sezione acquisti, e causale contabile “ft fornitore”. Si aprirà la scrittura contabile relativa alla causale “FT FORNITORE”: il primo conto è relativo ai fornitori (per questo è scritta solamente la prima parte 601.), poi merci c/acquisti e iva su acquisti.

Figura 1.5.26

Si inseriscono i dati di registrazione, il sezionale, il centro di costo-ricavo, le date, la descrizione, il pagamento ed il numero di documento. Successivamente si compila la scrittura contabile, utilizzando il castelletto iva. Se si inserisce il codice 22, iva al 22%, cliccando "invio o TAB" il castelletto calcola immediatamente il valore dell’imponibile e dell’importo iva, con detraibilità 100.

NB il castelletto è tarato con le prime 3 righe delle scritture, con fornitore/cliente, a seguire merci e iva.

Figura 1.5.27

Cliccando su ok, si inseriranno i dati nella scrittura contabile; successivamente con “salva”, si inserisce la fattura del fornitore in prima nota. Questa scrittura contabile andrà ad aprire una rata nello scadenzario, evidenziando il debito con il fornitore. Al momento del pagamento si potrà inserire la rata da pagare riferita a questa fattura (come si vedrà successivamente).

Figura 1.5.28

Nota di credito dal fornitore/delta price

Dopo l’acquisto di merce dal fornitore Wind per €12000, si rimandano indietro €2000 di merce non conforme. Il fornitore emette una nota di credito.

Figura 1.5.29

Salvando, nello scadenzario si aggiunge automaticamente una rata relativa alla nota di credito. Si rileva un credito verso il fornitore, misurato in futuro dall’incasso della nota di credito.

Incasso nota di credito dal fornitore

Si incassa la nota di credito da 2000€ da parte di Wind (riferita alla scrittura precedente). 

Si inserisce il fornitore nella prima stringa della scrittura in partita doppia. Successivamente si apre lo scadenzario cliccando su "seleziona rate scadenzario", e si seleziona la rata da inserire. Ovviamente, essendo una nota di credito da parte del fornitore, la rata sarà inserita in DARE nello scadenzario, e riportata in AVERE nella scrittura contabile. La banca, o cassa, sarà in DARE.

Figura 1.5.30

Si clicca su “aggiungi rate”, ed automaticamente verrà inserita nella scrittura. Successivamente si inserisce il conto cassa o banca, e si salva.

Pagamento fornitore

Si effettua il pagamento della fattura F2, di €23000, relativa all’acquisto merce da Fastweb. Si scrive il conto 601.00006, oppure “Fastweb” nella descrizione, e si apre lo scadenzario. 

Figura 1.5.31

Si seleziona la rata relativa alla fattura F2 (si potrebbero selezionare più rate di diverse fatture, e liquidarle nello stesso momento), si aggiunge la rata e si salva la registrazione contabile.

Figura 1.5.32

In alternativa, è possibile utilizzare delle causali contabili diverse:

• PAGAMENTI SCADENZE PER CASSA
• PAGAMENTI SCADENZE SU C/C BANCA

Entrambe le causali sono riconducibili al pagamento di un fornitore, ma sono più precise, in quanto si fa riferimento alla modalità di pagamento cassa o banca.

Vendita POS

Un cliente acquista un Samsung Galaxy S5 per €600 iva inclusa. 

Figura 1.5.33a

La scrittura contabile si presenta così:

• Cliente generico in dare
• Merci c/vendite in avere
• Servizi c/vendite in avere
• Iva su vendite in avere

Nella scrittura sono presenti sia la vendita merci, che la vendita servizi. Il castelletto iva riporta i valori del cliente nella seconda e terza stringa: pertanto, in caso di vendita merci, si riporta il valore dell'iva nel proprio conto, eliminando servizi c/vendite. In caso contrario, a seguito di una vendita di servizi, si riporta il valore dei servizi nel proprio conto, e quello dell'iva nel rispettivo conto, eliminando merci c/vendite. 

Figura 1.5.33b

Cliccando su salva, viene inserita l’operazione in prima nota. Successivamente, si effettua la rilevazione contabile dell’incasso del pagamento del cliente, con “incasso cassa clienti”. La stessa tipologia di scrittura di vendita si ha con “vendita ingrosso”, ma senza l’inserimento dell’iva.

Nota di credito al cliente e Insoluto (caso raro)

Un cliente acquista un Samsung A3 per €400. Il giorno dopo restituisce il telefono per difetto, e gli viene emessa una nota di credito.

Figura 1.5.34

La nota di credito viene liquidata tramite la causale contabile "insoluto".

Figura 1.5.35

Questa è una operazione di cassa rara, in quanto misura una uscita di cassa verso il cliente. Solitamente si cambia l'articolo o si emette un buono.

Fattura Split Payment + Storno IVA

La fattura Split Payment avviene quando si effettua una vendita ad un ente pubblico, motivo per cui l'iva viene addebitata direttamente all'acquirente finale. Seguendo le logiche contabili vigenti, l'iva viene riportata in avere in fattura, ma è subito stornata tramite un giroconto, in modo da non lasciare il venditore in una condizione creditoria o debitoria nei confronti dell'erario.

L’azienda Alpha vende all’ente pubblico ICS €10000 di Samsung Galaxy S6. Essendo una p.a. bisogna applicare il regime di Split Payment, quindi la scrittura contabile sarà diversa per quanto riguarda l’imputazione dell’iva, contenendo il cliente split payment e l’iva split payment. Al momento del salvataggio, in basso, si crea una rata: per differenziare il credito verso il cliente, e l'iva che sarà stornata, si crea una rata relativa a merci c/vendite, ed una relativa ad iva split payment (volutamente con scadenza allo stesso giorno in cui viene registrata la fattura, in quanto l’iva deve essere stornata immediatamente).

Figura 1.5.36

Effettuata la registrazione di vendita, si procede allo storno dell’iva. Utilizzando la scrittura contabile “storno iva split payment”, si procede ad aprire lo scadenzario e si seleziona la rata relativa all’iva. L'iva split payment, con questa operazione, viene eliminata dalle competenze del venditore.

Figura 1.5.37

In questo modo il credito verso la pubblica amministrazione sarà di €8196.72, ovvero il valore delle merci senza iva. Successivamente si chiude la scrittura contabile, al momento dell’incasso, con “incasso fatture clienti”.

Fattura di acquisto Intracomunitaria

L’azienda X acquista da un fornitore estero €10000 di merci. Essendo un fornitore estero, si applica la normativa della fatturazione intracomunitaria: l’iva viene scritta sia in acquisto che in vendita, mentre il debito verso il fornitore sarà pari esclusivamente alla merce. La fatturazione intra è presente nella sezione “ACQUISTI/VENDITE”, in quanto movimenta entrambi i registri acquisto e vendita. Al momento dell'inserimento dei dati nel castelletto, il sistema riporta i dati nelle prime tre righe della scrittura:

Figura 1.5.38a

Successivamente l'utente deve riportare il valore della merce nella riga del fornitore, e il valore dell'iva in entrambe le imputazioni iva: in questo modo, l'utente non è in posizione debitoria o creditoria verso l'erario, e il suo debito verso il fornitore è misurato esclusivamente dal valore delle merci.

Figura 1.5.38b

Si crea una rata relativa esclusivamente al valore della merce acquistata, iva esclusa. Si procede al pagamento tramite la causale “pagamento fornitore”, selezionando la rata verso il fornitore estero. Inserendo l'iva sia in acquisto, che in vendita, il venditore non avrà nessuna posizione debitoria o creditoria nei confronti dell'erario, in quanto la compensazione tra i due conti iva sarà pari a 0.

Figura 1.5.39

Incasso cassa clienti

Si registra l’incasso da parte del cliente store per €600. Inserito il nome (o numero conto) del cliente in partita doppia, è possibile visualizzare nello scadenzario i crediti e debiti relativi a quel conto, cliccando su seleziona rate scadenzario: si seleziona la rata da chiudere.

Figura 1.5.40

Si spunta la rata riferita alla vendita 000001, protocollo VEN/70, e si procede alla scrittura dell’incasso in prima nota.

Figura 1.5.41

Lo stesso procedimento si ha con la causale contabile “incasso fatture clienti”, che si diversifica per la presenza di una fattura al cliente.

Prelevamento e versamento (o giroconto)

Prelevamento e versamento sono due causali contabili riferite al giroconto tra cassa e banca, dal punto di vista della cassa (verso in cassa, prelevo dalla cassa). Il Sig. Rossi, preleva €1000 dalla cassa e li versa in banca.

Figura 1.5.42

Il procedimento inverso verrà effettuato con il versamento.

Caucortesia e caucorestituzione

Il cliente Rossi lascia una cauzione per il telefono di €20. Si procede con una scrittura di Caucortesia.

Figura 1.5.43

Successivamente, al cliente si restituisce la cauzione, utilizzando lo scadenzario in basso per riferire l’uscita di cassa alla precedente operazione di entrata, selezionando la rata creata nello scadenzario.

Figura 1.5.44

Spese documentate

Si acquistano 10 penne in cartoleria per un totale di €5.

Figura 1.5.45

Gestione di un buono cliente

L’emissione di un buono regalo da parte dell’azienda viene gestito come una vendita normale (si consiglia di inserire la dicitura “buono regalo” nella descrizione delle scritture). Si effettua la registrazione del pagamento da parte del cliente tramite “incasso cassa cliente”, e al momento dell’acquisto effettuato tramite il buono, si procede alla scrittura di “vendita pos”. Se il totale è maggiore rispetto al buono erogato, bisogna inserire un’altra scrittura di prima nota di “incasso cassa cliente”, in cui si riporta l’importo mancante, ed il totale nella “vendita pos”. Ovviamente l’iva verrà calcolata sull’importo finale totale.

• ES.1: buono di €100, spesa di €250. Si effettua una scrittura di “vendita pos” per €250, mentre si effettua una nuova scrittura per i €150 non registrati, utilizzando “incasso cassa clienti”
• ES.2: buono di €100, spesa di €100. Si effettua una scrittura di “vendita pos” per €100

Gestione compensi

La gestione dei compensi è affidata a due causali contabili: “fattura compensi” e “incasso compensi”. In un primo momento si emette la fattura compensi verso il gestore, che successivamente procede a liquidare i compensi, da registrare in prima nota. L’azienda X emette una fattura compensi di €100000 verso Wind.

Figura 1.5.46

L’azienda Wind procede a pagare la fattura, comprensiva della ritenuta d’acconto (23% sul 50% dell’imponibile). Si inserisce il fornitore e si seleziona la rata dallo scadenzario: successivamente si calcola il valore della ritenuta d'acconto e si sottrae al totale del fornitore per il valore della banca. Si inseriscono i dati di banca e ritenuta d'acconto e si procede a salvare.

Figura 1.5.47

Gestione anticipi a fornitore

L’anticipo a fornitori viene gestito con il “pagamento fornitore” e la “fattura fornitore”, creando una rata al momento della scrittura dell’anticipo. Successivamente si inserisce la rata già pagata nella scrittura finale di pagamento dopo la ricezione della fattura. Es. L’azienda X paga un anticipo al gestore Vodafone per merce ancora da ricevere. La fattura verrà ricevuta successivamente.

Figura 1.5.48

Si clicca su “seleziona rate scadenziario”, e si crea la nuova rata già pagata, inserendola nell'importo nuova rata e salvandola cliccando sul + accanto.

Figura 1.5.49

Inserita la nuova rata nello scadenzario, nella stessa scrittura, si seleziona da scadenzario la rata e si inserisce nella scrittura. Si procede a salvare.

Figura1.5.49a

Si inserisce la fattura arrivata in azienda con la merce, e successivamente si procede al pagamento. Nello scegliere le rate da pagare presenti nello scadenzario, si inserisce l’anticipo già pagato in precedenza. Il sistema calcola il totale come il valore della fattura, diminuito del valore dell'anticipo.

Figura 1.5.50

Ovviamente la rata di anticipo sarà in DARE, come se fosse uno storno del conto fornitore. Inserendo la rata già pagata, il sistema cambia l’importo da pagare in €15000.

Figura 1.5.51

Fattura per omaggi

Per gli omaggi a clienti, o customer base, si registra tutto con un’unica scrittura contabile: “fattura per omaggi”. Si scrive la “fattura al cliente” e il rispettivo pagamento nella scrittura.

NB. La prima riga è collegata alla seconda e alla terza, mentre la quarta riga è collegata alla quinta.

Figura 1.5.52

Per tipologia di pagamento si inserisce "omaggio a cliente; si consiglia, inoltre, di inserire nella descrizione la dicitura "omaggio a cliente".

VENDITA PRODOTTI E SERVIZI TRAMITE GESTORI TELEFONICI

Cloud Mobile è aggiornato alle logiche contabili aziendali, adottate dalle aziende telefoniche, per la gestione di vendita ed acquisto. Pertanto, ogni gestore telefonico ha i suoi passaggi contabili in Cloud Mobile, ai fini di guidare l’utente ad una corretta registrazione contabile, in linea con le direttive contabili aziendali.

H3G: Incasso clienti con cessione del credito e compensazione

La gestione di vendita di prodotti e/o servizi tramite H3G è gestita tramite le causali contabili INCASSO CLIENTE CON CESSIONE CREDITO, e COMPENSAZIONE H3G. Al momento della vendita viene fatto lo scontrino con il totale del valore dell'articolo: una parte viene incassata dal negozio (inclusa in "cassa contanti"), l'altra è gestita direttamente da H3G (inclusa direttamente in fornitore "H3G SPA").

Il signor Rossi acquista uno smartphone presso il nostro punto vendita, per un totale di €800. Paga in contanti solo €100, i restanti €700 sono in cessione del credito alla H3G.

Figura 1.5.53

A fine mese ci sarà una compensazione tra debiti e crediti H3G (rappresentato nelle schede contabili dal rapporto DARE-AVERE), tramite la scrittura in prima nota “compensazione H3G”, selezionando le rate in dare e in avere attraverso la selezione rate scadenzario, ed inserendo il totale nella scrittura:

Figura 1.5.54

Si prende in considerazione solo il conto H3G SPA:

• saldo in avere: bisogna compensare ponendo il fornitore H3G in dare, quindi la Banca in avere. Si era in posizione debitoria, misurata da un pagamento ad H3G

ES. Dare: €10   Avere: €20   Saldo: €10 in Avere ----------> Si compensa con H3G in Dare di €10, e Banca in Avere di €10: PAGAMENTO

• saldo in dare: bisogna compensare ponendo il fornitore H3G in avere, quindi la Banca in dare. Si era in posizione creditoria, misurata da un incasso da H3G

ES. Dare: €20   Avere: €10   Saldo: €10 in Dare -----------> Si compensa con H3G in Avere di €10, e Banca in Dare di €10: INCASSO

Al momento di inserire i dati nella scrittura in partita doppia, devono essere eliminate le imputazioni in eccesso, lasciando solo un conto "banca" ed un conto "H3G SPA", uno in dare ed uno in avere.

Gestione Compass

Vendita con cessione del credito a Compass: Compass liquida i crediti in un'unica soluzione, per questo si utilizzano due scritture contabili: INCASSO CLIENTE CESSIONE COMPASS, ed INCASSO COMPASS al momento della liquidazione da parte del creditore.

ES. Un cliente acquista un Iphone6 a €800, pagando €100 in contanti, e il restante in cessione a Compass.

Figura 1.5.55

Al momento dell'incasso del pagamento fatto da Compass, si inserisce MANUALMENTE (senza rate o scadenzario) l’importo che Compass liquida, utilizzando la causale contabile “INCASSO COMPASS”.

Figura 1.5.56

È possibile controllare i crediti verso Compass tramite le schede contabili: accedendo alla scheda contabile 104.00003 FINCOMP, in DARE si ha il totale dei crediti che Compass deve ancora liquidare.

Figura 1.5.57

In questo caso il saldo è in Dare, quindi il cliente avrà un credito di €2530,00 da Compass.

Gestione Wind e Fastweb

La gestione di vendita di prodotti e servizi Wind o Fastweb, è aggiornata alle logiche contabili del gestore, utilizzando le causali contabili INCASSO TRANSITORIO WIND (o INCASSO TRANSITORIO FASTWEB), e NC WIND (o NC FASTWEB). Successivamente si procede per compensazione.

Il cliente acquista lo smartphone, pagando un anticipo che viene scritto nel conto transitorio Wind, utilizzando la causale contabile INCASSO TRANSITORIO WIND.

Figura 1.5.60

Successivamente la Wind emette nota di credito, in cui viene rimborsato il prezzo di acquisto dello smartphone, portando in detrazione l'anticipo tramite il conto transitorio.

Figura 1.5.61

In questo caso la rata è di sole €400 su una nota di credito di €500, in quanto sono portati in detrazione i €100 precedentemente incassati per conto di Wind. Il credito verso Wind, quindi, è di sole €400.

Si procede con compensazione finale o incasso della nota credito (raro): nella schermata di compensazione si inseriscono tutte le rate presenti nello scadenzario, sia in dare che in avere. Il saldo, se in dare o avere, verrà compensato con il conto "banca" , eliminando i due conti superflui.

Figura 1.5.62a

Nel caso della figura in alto, il saldo di €100 è in avere, quindi si inserisce "Wind" in Dare e "Banca" in Avere, entrambi di €100, come pagamento verso Wind.

Gestione TIM

La gestione di vendita di prodotti e servizi TIM, è aggiornata alle logiche contabili del gestore, utilizzando le causali contabili INCASSO TRANSITORIO TIM, per l'inserimento in contabilità dell'anticipo c/transitorio, e FT REINTEGRO TIM, dove TIM reintegra il valore del prodotto più il margine, tramite fattura di reintegro, ogni decade. Gli incassi transitori vengono "girati" al gestore tramite la fattura di acquisto, in cui si inseriscono gli incassi transitori del periodo precedente. Successivamente si procede per compensazione.

Si vende uno smartphone, valore €900. Si incassano dal cliente €100 fuori campo iva, e non si emette scontrino.

Figura 1.5.70

A fine decade, l'azienda Telecom emette fattura di reintegro dei prodotti e servizi venduti.

Figura 1.5.71

Si acquistano da Telecom ulteriori prodotti e servizi: nella fattura di acquisto si inseriscono gli incassi conto terzi inseriti nel conto "CORRISPETTIVI C/TRANSITORIO".

Figura 1.5.72

A fine mese si effettua la compensazione con TIM tramite la causale contabile "compensazione TIM": si selezionano, dallo scadenzario, tutte le rate in dare e in avere, e si compensano tramite il conto "banca", a seconda del saldo, effettuando o incassando un pagamento.

Figura 1.5.73

Gestione Vodafone

La gestione di vendita di prodotti e servizi VODAFONE è aggiornata alle logiche contabili del gestore, utilizzando le causali contabili INCASSO TRANSITORIO VODAFONE, per l'incasso conto terzi alla vendita, e FT CORR TRANS VODAFONE per la restituzione dell'incasso conto terzi.

Il cliente acquista uno smartphone pagando l'anticipo, non si emettono scontrini nè documenti. Si scrive l'incasso dell'anticipo nel conto transitorio Vodafone.

Figura 1.5.74

Si rimborsa Vodafone dell'upfront, scrivendo una fattura "fittizia" come documento, in modo da chiudere il conto "transitorio" e girando il pagamento a Vodafone tramite PAGAMENTO FORNITORI, selezionando la rata dallo scadenzario.

Figura 1.5.75

Figura 1.5.76

Successivamente è possibile compensare debiti e crediti verso vodafone, tramite la scrittura "compensazione vodafone".

Figura 1.5.77

Ratei e Risconti

I ratei sono quote di costi e ricavi che sono imputabili all'esercizio, ma che avranno manifestazione finanziaria nell'esercizio successivo.

I risconti sono quote di costi e ricavo che hanno già avuto manifestazione finanziaria, ma sono imputabili all'esercizio successivo.

I ratei attivi sono relativi ai ricavi, mentre i ratei passivi sono relativi ai costi; situazione inversa si ha con i risconti, in cui i passivi sono relativi ai ricavi, mentre i risconti attivi sono relativi ai costi.

Nella gestione di Cloud Mobile sono stati inseriti i ratei passivi ed i risconti attivi, in quanti usuali nella gestione ordinaria di un esercizio. 

Rateo passivo: nel caso in cui si voglia riportare un rateo passivo nelle scritture in partita doppia, bisogna scrivere il costo nella sezione in Dare, lasciata completamente libera per la scelta del costo nel piano dei conti, e il corrispettivo rateo in Avere.

Figura 1.5.78

Risconto attivo: nel caso in cui si voglia riportare il risconto attivo nelle scritture in partita doppia, bisogna scrivere il costo nella sezione in Avere, lasciata completamente libera per la scelta del costo nel piano dei conti, e il corrispettivo risconto in Dare.

Figura 1.5.79

Fatture da emettere e ricevere

Le fatture da emettere e ricevere sono inserite tra le scritture di assestamento da redigere a fine anno: hanno come scopo quello di scrivere in partita doppia, e quindi far parte del reddito d'esercizio, costi e/o ricavi di competenza del periodo amministrativo la cui manifestazione finanziaria si avrà nell’esercizio successivo.

Le fatture da emettere hanno come scopo quello di rilevare i ricavi di vendita che sono dell'esercizio, ma di cui non è stata emessa fattura. Al contrario, le fatture da ricevere hanno come scopo quello di rilevare i costi che sono dell'esercizio, ma di cui non si è ricevuta la fattura. 

Esempio di fattura di emettere: nel campo vuoto, in avere, si inserisce il ricavo da contabilizzare.

Figura 1.5.80

Esempio di fattura da ricevere: nel campo vuoto, in dare, si inserisce il costo da contabilizzare.

Figura 1.5.81