Dal 1 gennaio 2019 è in vigore la fatturazione elettronica: le fatture sono generate in formato XML ed inviate al Sistema di Interscambio, pertanto non è più obbligatorio stampare la fattura per il cliente. Per generare la fattura in formato elettronico sono obbligatori nuovi campi da inserire sia in anagrafica clienti/fornitori (a cura dei clienti Cloud Mobile) sia nel corpo della fattura (gestito dal team di Cloud Mobile).
In anagrafica clienti sono presenti nuovi campi obbligatori quali "Formato Trasmissione", "Codice Destinatario" e "PEC": il formato trasmissione va sempre indicato mentre la PEC va indicata solo nel caso in cui non sia presente il codice destinatario.
Nel caso in cui non si indica la PEC, sul campo "codice destinatario" va inserito il codice "0000000" quel caso di inserisce la pec e sul codice destinatario si inserisce la dicitura "0000000".
Figura 1.5.90
Di seguito alcuni esempi di potenziali clienti da inserire in Cloud Mobile per la fatturazione elettronica.
Si indicano tutti i campi obbligatori relativi a ragione sociale e dati fiscali, inserendo il formato trasmissione "aziende e privati" ed il codice destinatario.
Figura 1.5.91
Si indicano tutti i campi obbligatori relativi a ragione sociale e dati fiscali, inserendo il formato trasmissione "aziende e privati", il codice destinatario "0000000" e la PEC corretta del cliente.
Figura 1.5.92
Si indicano tutti i campi obbligatori relativi a ragione sociale e dati fiscali, inserendo il formato trasmissione "pubblica amministrazione" ed il codice destinatario (per la pubblica amministrazione il codice è a 6 cifre).
Figura 1.5.93
Si indicano tutti i campi obbligatori relativi a ragione sociale e dati fiscali, il sistema inserisce automaticamente il formato trasmissione ed il codice destinatario "0000000".
Figura 1.5.94
Dalla sezione GESTIONE-AMMINISTRAZIONE-FATTURAZIONE ELETTRONICA è possibile inviare, esportare in xml e modificare una fattura emessa tramite i pulsanti presenti sulla riga di ogni singola fattura.
NB: l'invio delle fatture elettroniche resta un'attività da effettuare manualmente e consapevolmente dall'utente di CloudMobile, selezionando la/le fattura/e dalla sezione accessibile dall'interfaccia "Gestione-> Amministrazione -> Fatturazione Elettronica" e cliccando il pulsante "Fatturazione Attiva".
Figura 1.5.95
Cliccando su invia è possibile inviare la singola fattura, cliccando su XML è possibile esportare il file xml della singola fattura.
Figura 1.5.96
Attraverso i campi di ricerca è possibile ricercare un gruppo di fatture: successivamente, cliccando sul pulsante in alto a sinistra si selezionano tutte le fatture.
Figura 1.5.97
Cliccando sul pulsante "Invia Selezionati" tutte le fatture selezionate vengono inviate al Sistema di Interscambio.
Figura 1.5.98
Il sistema avvisa dell'avvenuto invio: in caso di errore si prega di ricontrollare i dati relativi al cliente in quanto, dopo aver effettuato un controllo su codice destinatario, pec e dati del cliente, il sistema di interscambio rilascia l'avvenuto invio o la presenza di errori. Effettuate le modifiche è possibile inviare nuovamente la fattura.
Figura 1.5.99
Nel campo "Stato" viene indicato lo stato dell'invio.
Le impostazioni di default della funzionalità di fatturazione elettronica prevedono un intervento manuale e consapevole sull'invio dei documenti, così da poter avere a disposizione il tempo desiderato per la verifica di validità del documento.
Se il cliente lo desidera può automatizzare il processo di invio delle fatture elettroniche generate abilitando volontariamente la funzionalità presente nella pagina "Amministrazione - Fatturazione Elettronica", cliccando sul pulsante "Attiva Servizio".
Sotto la voce "Invio automatico" è possibile abilitare, per ogni ragione sociale, l'automatizzazione dell'invio delle fatture elettroniche.
NB: la scelta di abilitare il processo di invio automatico delle fattura va effettuata in maniera oculata e consapevole, poiché tramite questa funzionalità, ogni volta che viene generato un documento "Fattura Elettronica" o "Nota di credito" queste vengono immediatamente inviate, perdendo la possibilità di effettuare eventuali controlli soggettivi prima di procedere con l'invio.
Cliccando su "Download Fatture" si accede alla schermata di esportazione del file XML delle fatture.
Figura 1.5.100
Si seleziona il periodo e l'azienda e si clicca su "DOWNLOAD XML": il file verrà scaricato sul pc e si potrà procedere autonomamente all'invio del file al sistema di interscambio.
Figura 1.5.101
Cliccando sul pulsante Fatturazione Passiva è possibile visualizzare la schermata di ricerca delle fatture passive arrivate sul codice destinatario Aruba collegato alla ragione sociale presente in Cloud Mobile.
NB. Per visualizzare le fatture passive in Cloud Mobile è necessario attivare il servizio di "fatturazione passiva".
Figura 1.5.102
Si inseriscono i filtri di ricerca e si ricercano i risultati cliccando su FILTRA: in basso verranno visualizzate tutte le fatture ricevute
Figura 1.5.103
Cliccando sul pulsante "download" verrà scaricato un file zip in cui sono contenuti il file xml della fattura ed una copia cartacea